The Twelve Week Year. Fai in 12 settimane più di quello che gli altri fanno in 12 mesi (parte 2)

DALLA TEORIA ALLA PRATICA

Il sistema

Il 12 week year è un vero e proprio sistema composto da 3 principi e 5 discipline e caratterizzato da un ciclo emotivo.

I 3 principi – la responsabilità, l’impegno e l’importanza di vivere nel presente – li trovate spiegati nell’altro articolo dedicato a questo metodo.

Le 5 discipline, invece, sono la vision, la pianificazione, il controllo dei processi, la misurazione e l’uso del tempo (anche questi argomenti già parzialmente trattati nella prima parte teorica del libro).

La vision serve a creare una visione del futuro che integri le nostre ambizioni professionali e quelle personali. Solo grazie a questo allineamento, infatti, riusciremo a portare avanti i nostri progetti.

Un’accurata pianificazione ci aiuta a stabilire le priorità facilitandoci nella scelta delle azioni da intraprendere per prime.

Il controllo dei processi è strettamente legato all’uso del tempo poiché serve ad assicurarci che ci sia tempo per fare tutto quello che ci siamo prefissati e ci aiuta ad evitare distrazioni inutili.

La misurazione dei nostri progressi, per quanto talvolta scomoda e dolorosa, è l’unico modo che abbiamo per capire se stiamo effettivamente progredendo verso il nostro obiettivo.

Tutto chiaro fin qui?

Molto bene. Adesso, prima di passare alla teoria vera e propria, occorre accennare brevemente al ciclo emotivo del cambiamento e per farlo vi riporto un’immagine che trovo sia molto più comprensibile ed immediata di mille parole.

Il capitolo sul ‘sistema’ si conclude con la raccomandazione degli autori di applicarlo in toto perché l’intero è meglio della somma delle parti. Tuttavia, io preferisco che ognuno si senta libero di fare ciò che ritiene sia meglio per il proprio benessere e quindi vi parlerò di ogni singola parte del sistema e sono certa che sarete in grado di fare la scelta migliore per voi. Ci sarà chi deciderà di applicare l’intero sistema e chi invece terrà solo le parti che sente più vicine al proprio modo di essere.

A mio avviso non esiste un'unica soluzione.

Qual è la tua vision?

Stabilire la propria vision, oltre ad essere un esercizio fondamentale, dovrebbe essere anche divertente.

Il punto di partenza è una delle cose che mi riesce meglio: sognare in grande!

Purtroppo, i nostri sogni più grandi ci sembrano sempre impossibili; non abbiamo idea di come realizzarli perché altrimenti lo avremmo già fatto. Per uscire dall’impasse creata dall’impossibilità dobbiamo iniziare a pensare che il nostro sogno sia effettivamente realizzabile e la domanda che dobbiamo porci è “cosa succederebbe se…?” (e qui mi torna in mente il caro Tim Ferriss e la sua Ted Talk).

Adesso che realizzare il nostro sogno è diventato possibile, occorre cambiare di nuovo la domanda che ci poniamo per far sì che il nostro sogno diventi probabile. Il quesito che dobbiamo porre a noi stessi per intraprendere questo passaggio è: “Come potrei…?”. Rispondendo a questa atroce domanda saremo infatti in grado di creare il nostro piano d’azione e, di conseguenza, di realizzare il nostro sogno.

Ma come facciamo a capire quale sia realmente la nostra vision?

E qui, signori miei, dobbiamo impegnarci perché la nostra vision sarà l’unica cosa che ci guiderà fuori dalla valle della disperazione.

Armatevi di carta e penna, spegnete il cellulare e mettetevi in un posto tranquillo. Vi serviranno 20 minuti al massimo. Pensate a come volete essere ed a tutto ciò che volete avere e fare nella vostra vita. Pensate anche a quanto tempo libero volete avere e quanti soldi volete guadagnare.

Scrivete tutto mi raccomando!

Adesso rileggete la vostra lista, selezionate gli aspetti con cui vi sentite emotivamente più legati ed immaginate la vostra vita fra 5, 10 e 15 anni. Questa è la vision a lungo termine, ma come facciamo a metterla in relazione alle 12 settimane?

In effetti c’è un passaggio intermedio: la vision a medio termine, ovvero cosa volete creare nei prossimi 3 anni? Anche in questo caso, vi serviranno carta e penna per rispondere a questa domanda mettere nero su bianco gli obiettivi che volete raggiungere. Mi raccomando, mentre per descrivere le aspirazioni a lungo termine potete rimanere anche più sul vago, per quanto riguarda gli obiettivi a medio termine dovete essere specifici. Se avete bisogno di aiuto potete leggere l’articolo che ho scritto in proposito.

Una volta stabilita la vostra vision a 3 anni siete pronti a definire i vostri obiettivi a scadenza 12 settimane.

Pianifica le 12 settimane

Pianificare in maniera accurata è un’operazione che richiede molto tempo ed è proprio per questa ragione che moltissime persone si rifiutano di farlo. Ciò che queste persone non sanno, però, è che quel tempo che sembra sprecato a pianificare, sarà invece la chiave del loro successo e consentirà loro di non perdere altro tempo prezioso. Chi si rifiuta di pianificare molto spesso lo fa anche perché è convinto di sapere benissimo quali sono i passi da intraprendere per raggiungere un obiettivo.

Come ho detto più volte anche io, fra sapere una cosa e metterla nero su bianco c'è una bella differenza!

Abbiamo già parlato dell’importanza di vivere nel momento, ma non abbiamo ancora detto che ci sono due modi per farlo. Possiamo essere reattivi oppure proattivi e, siccome fra reagire ed agire è molto meglio la seconda opzione, un piano è proprio quello che ci serve per vivere in maniera proattiva.

Bene, adesso che spero di avervi convinto a pianificare, prendete carta e penna e scrivete il vostro obiettivo che, vi ricordo, deve essere realistico, specifico, misurabile e deve dipendere interamente da voi.

Una volta stabilito l’obiettivo dovrete elencare le azioni da intraprendere a partire dalla più importante e poi scrivere entro quale settimana dovrete fare quella determinata cosa.

Prendete poi un altro foglio in cui dovrete rispondere a queste due fatidiche domande (ricordano molto i consigli del nostro amico Tim Ferriss!):

1. Quali saranno le azioni che faticherai maggiormente a portare a termine?
2. Cosa farai per risolvere queste difficoltà?

Quando redigete il vostro piano ricordatevi che è meglio un buon piano oggi di un ottimo piano domani. In altre parole, non siate troppo perfezionisti!

Secondo gli autori, nella maggior parte dei casi, sono 5 le cose che possono andare storte in questa fase:

1. Il piano delle 12 settimane non è allineato alla vision a lungo termine.
2. Non riesci a rimanere focalizzato perché, diciamoci la verità, concentrarsi su un solo obiettivo è piuttosto spaventoso…e se dovesse andare male?!? Coraggio, ci vuole coraggio!
3. Pensi troppo a quale sarà la tattica corretta da utilizzare e finisci per essere sopraffatto da troppe informazioni.
4. Ti complichi inutilmente la vita (ah, mi viene troppo da ridere, potrei organizzare corsi al riguardo!)
5. Hai scelto un obiettivo che non era importante per te, e può capitare perché molto spesso è difficile distinguere fra ciò che desideriamo noi e ciocche la nostra società ci dice che dobbiamo desiderare.

Controlla i progressi

Poiché motivazione e forza di volontà possono non essere abbastanza per portare a termine i vostri obiettivi, avete bisogno di un piano B per assicurarvi di compiere le azioni che avete programmato nel vostro 12 week plan.

Per controllare i progressi, gli autori suggeriscono 2 strumenti: mettere nero su bianco cosa dobbiamo fare e come vogliamo farlo e poi dirlo a qualcuno, avere qualcuno con cui confrontarvi. Quel qualcuno, nel mio caso siete voi lettori. Ho iniziato questo blog nel 2017 come dichiarazione pubblica dei miei buoni propositi ed è anche grazie a voi lettori che sono riuscita e riesco a portare avanti certi obiettivi.

Sapere che alla fine della settimana devo scrivere un articolo in cui vi aggiorno dei miei progressi è quanto di più motivante io possa pensare!

Cosa può andare storto in questa fase?

1. Non pianificate ogni settimana e quindi vi perdete pezzi importanti per la strada.
2. Avete incluso nella vostra programmazione settimanale anche altre cose che dovete fare, ma che non hanno nulla a che fare con il vostro obiettivo.
3. Pensate che ogni settimana sia uguale.
4. Ogni settimana aggiungete nuove tattiche o nuove idee rischiando così di ingolfarvi di cose da fare che in realtà ti allontaneranno soltanto dal tuo obiettivo finale.
5. Avete pianificato la settimana, ma poi vi siete dimenticati di averlo fatto e vivete in balia degli eventi (mi è successo anche questo, quindi posso parlare per esperienza diretta!)
6. Non avete integrato il piano settimanale all’interno della vostra routine.

Assegnati un punteggio

Sì, avete capito bene. Una volta pianificate le vostre settimane, dovrete assicurarvi di prendervi 5 minuti alla fine di ogni giornata per tracciare i vostri progressi; alla fine della settimana dovrete poi tirare le somme e vedere quanti punti avete totalizzato. Come abbiamo visto nel primo articolo dedicato a questo metodo, un 75% è già un ottimo risultato, non siate troppo bacchettoni!

Cosa può andare storto in questa fase?

1. Sottovaluti l’importanza di tenere il punteggio e ti accorgi troppo tardi di non essere in linea con i tuoi programmi.
2. Non controlli il tuo punteggio su base settimanale e, di nuovo, finisci per perdere il bandolo della matassa.
3. Abbandoni il sistema se i tuoi punteggi sono bassi.

Riprendi il controllo delle tue giornate

Dimenticatevi la scusa non-ho-tempo, perché la questione è un’altra, ovvero l’uso che facciamo del nostro tempo! Usare bene il nostro tempo significa anche ridurre al minimo le distrazioni e non parlo di quelle eclatanti, bensì di quelle più subdole, come ad esempio controllare le notifiche del telefono mentre state facendo qualcosa di importante per il vostro obiettivo.

Per spiegare meglio questo concetto, vi racconto cosa sto provando sulla mia pelle.

Mi trascino questo articolo da qualche giorno e mi ritrovo a terminarlo alle alle 23:30, dopo una giornata a dir poco folle e sapete perché? Semplice, perché ieri, quando mi ero miracolosamente ritagliata 1 ora per terminare l’articolo, mi sono messa a scrollare la bacheca di Facebook come se non ci fosse un domani. Ho letteralmente buttato 1 ora della mia vita nel cesso (scusate francesismo) e, se proprio non avevo voglia di scrivere l’articolo, 1 ora di allenamento in piscina sarebbe stata sicuramente meglio di 1 ora su Facebook ad intermittenza.

Ora, per giustificarmi potrei dirvi che la seconda parte del libro è un po’ deludente in quanto ripete tutti i concetti che abbiamo sviscerato nella prima parte, ma il punto è che, per quanto una cosa sia noiosa o scomoda da fare, se costituisce un tassello del nostro obiettivo, va fatta punto-e-basta!

Per imparare a gestire al meglio il nostro tempo, gli autori propongono il seguente modello di organizzazione di una settimana lavorativa ottimale:

1. Utilizza i primi 15 minuti del lunedì mattina per analizzare la settimana appena trascorsa e pianificare quella appena iniziata.
2. Pianifica il tuo blocco strategico da 3 ore (vedi articolo uno).
3. Pianifica almeno 1 o 2 blocchi cuscinetto al giorno.
4. Pianifica i blocchi di libertà.
5. Pianifica tutte le altre attività importanti.

Se mi avessero chiesto di fare una cosa del genere 10 anni fa mi sarei messa ad urlare indignata perché certe-manie-di-controllo-sono-contro-la-mia-natura, ma oggi ne capisco pienamente il senso.

Solo pianificando attentamente saremo in grado di capire la fattibilità dei nostri programmi.

Purtroppo non si può fare proprio-tutto-tutto quello che ci viene in mente e prima lo capiamo, meglio è! Allo stesso tempo però, possiamo fare molto più di quello che stiamo facendo semplicemente imparando a gestire meglio il nostro tempo.

Cosa può andare storto in questa fase?

1. Durante i blocchi strategici ti concentri su più attività contemporaneamente.
2. Non riesci a resistere alla tentazione delle distrazioni.
3. Pensi che essere indaffarato corrisponda ad essere produttivo…errato!

Dipende da te

Colpevolizzare gli altri per i nostri fallimenti e vestire i panni della vittima significa difendere le nostre azioni. Nel momento in cui riusciamo a trovare il coraggio di prenderci le nostre responsabilità, non abbiamo più bisogno di giustificare i nostri errori che, improvvisamente, diventano occasione di crescita e di miglioramento.

Facile no?!? Non proprio, anche se secondo gli autori bastano queste 5 ‘semplici’ azioni per cambiare il nostro approccio:

1. Decidi di non essere mai più una vittima.
2. Smetti di auto-commiserarti.
3. Agisci in maniera diversa.
4. Circondati di persone che agiscono in maniera consapevole.
5. Concentrati solo su quello che puoi controllare, ovvero quello che dipende da te.

Prenditi un impegno

Possiamo promettere a noi stessi ed agli altri, ma la cosa fondamentale, ed al tempo stesso più difficile, è mantenere le promesse. Ma perché è così tanto difficile mantenere una promessa?

Beh, semplicemente perché non sappiamo dire di no!

Come se non bastasse, mantenere una promessa comporta di solito anche una buona dose di sacrificio ed ecco che il mix diventa letale. Ma allora come se ne esce? In un solo modo, affrontando le nostre paure e non scappando di fronte agli inevitabili fallimenti.

La tredicesima settimana

Da-dan, ecco il finale a sorpresa, tutto questo parlare di 12 settimane e poi ecco che arriva la tredicesima! A cosa servirà mai?

Beh, se avete letto il mio articolo sul ciclo dell’esperienza sono sicura che qualche idea vi sia già venuta in mente. La tredicesima settimana serve a tirare le somme delle 12 settimane appena trascorse e serve a prepararsi alle 12 settimane che seguiranno.

Ed io mi sono appena conto che, nel pianificare gli obiettivi per quest’anno, non ho tenuto conto della tredicesima settimana…così, giusto per ricordarvi che fra il dire ed il fare c’è sempre di mezzo il mare.