Gestisci il tuo tempo con l’agenda

L’origine dell’agenda

La parola agenda deriva dal latino e si riferiva alle ‘cose da fare’ (dal verbo àgere, agire) e la sua definizione come ‘tavoletta o libretto di carta su cui i mercanti scrivevano tutti gli impegni delle loro giornate’ risale al 1751.

Tutto questo per dire che sono circa 300 anni che usiamo l’agenda.

Che cos’è l’agenda

Secondo Gasparini, l’agenda è un oggetto che rappresenta alla perfezione la cultura temporale attuale, dominata da una visione del tempo quantitativa ed economicistica e basata sui valori della velocità e della programmazione.

Secondo Seiwert, invece, l’agenda è la “mappa personale della globalità delle azioni a breve, media e lunga scadenza”. Si tratta di uno strumento operativo, ma anche un modo per esprimere noi stessi in quanto registra il nostro uso del tempo e può fornirci una panoramica del nostro stile di vita.

L’agenda ci consente di avere una visione d’insieme dei compiti da svolgere, di programmare scadenze ed attività, ma è anche un modo per controllare la nostra capacità di eseguire i compiti che ci siamo assegnati.

L’agenda può anche servire a liberare la nostra mente da tutti quegli impegni e pensieri che, per un qualsiasi motivo, non ci sembrano degni di essere scritti in agenda, ma che in realtà finiscono per ingolfare il nostro cervello causando ansia e stress inutili.

Hai appena preso un appuntamento? Ti è appena venuta in mente una cosa importantissima che devi assolutamente fare? Ti sei dimenticato di qualcosa? La risposta a tutte queste domande è l’agenda, anche se non si tratta di impegni strettamente legati al lavoro.

Cosa scrivere sull’agenda

E qui si apre un mondo perché le teorie al riguardo sono innumerevoli ed io stessa ho già scritto altri articoli al riguardo. Oggi però mi voglio concentrare sulla proposta di Giusti (Lezioni di Counseling).

Tanto per cominciare Giusti propone di ripartire il proprio tempo, (escluse le ore dedicate al sonno che sono assolutamente sacre!) secondo le seguenti percentuali:

• 55% per gli impegni pesanti (lavoro, appuntamenti, ecc.)
• 25% per gli impegni leggeri (amici, lettura, sport, ecc.)
• 10% imprevisti
• 10% tempo libero

Partendo da questa indicazione di base, in agenda si può prendere nota di:

• attività da compiere entro un determinato periodo di tempo
• impegni programmati
• appuntamenti
• compiti importanti
• eventi a cui prenderemo parte
• lista delle telefonate o dei messaggi (anche se dobbiamo ricordarci di mandare gli auguri di compleanno)
• elenco delle cose che dobbiamo assolutamente ricordarci di fare (inclusa la spesa al supermercato!)

Check list per gestire gli imprevisti

Dato che ‘che-mondo-sarebbe-senza-imprevisti?!?’, è fondamentale ritagliarsi dei tempi apparentemente morti che ci serviranno invece per gestire gli imprevisti. A tal proposito è fondamentale capire quali siano realmente gli imprevisti da gestire immediatamente e per questo viene in nostro aiuto la check-list proposta da Gambirasio nel suo Più risultati in meno tempo.

1. è un evento che devo affrontare o posso ignorarlo?
2. questo evento deve assolutamente essere affrontato in giornata?
3. solo io me ne posso/devo occupare? (delegare!)
4. è un’attività veramente importante per il raggiungimento dei miei obiettivi?
5. se me ne occupo riesco ugualmente a rispettare le mie scadenze?

Se hai risposto sì a tutte e 5 le domande, allora l’imprevisto va sicuramente collocato nella lista delle priorità.

Consigli per l’uso

• utilizzare una sola agenda
• scegliere quella più adatta a noi (cartacea/elettronica)
• avere un backup
• avere sempre con sé l’agenda per aggiornarla e controllarla in tempo reale
• scrivere tutti gli impegni per tenere libera la mente ed evitare dimenticanze
• per una leggibilità più immediata, compilare l’agenda usando simboli e colori

Un uso alternativo dell’agenda

Abituati come siamo ad usare l’agenda come luogo in cui elencare tutti i nostri impegni, ci è forse sfuggita la possibilità di usarla a posteriori come strumento di autovalutazione. Riguardare le nostre giornate, riflettere sull’uso del tempo, sulla nostra efficienza e sui nostri stati d’animo può infatti servire a capire meglio noi stessi ed a promuovere un eventuale cambiamento.

Se arrivate al sabato completamente distrutti e di cattivo umore, provate a riguardare la settimana che avete appena trascorso cercando di individuare delle aree di miglioramento. Avete lavorato troppo? Non avete avuto tempo per andare in palestra o per leggere un libro? Non siete riusciti ad andare a cena con gli amici?

Ognuno di noi ha priorità diverse, quindi non esiste una programmazione che va bene per tutti, ma esiste senza dubbio la possibilità di osservare ciò che non ci fa stare bene e cambiarlo.