Prendendo spunto dal libro di Gianluca Gambirasio, Più risultati in meno tempo, oggi vi parlerò di 7 simpatici personaggi e delle loro leggi, particolarmente utili per chi, come me, vuole gestire al meglio il proprio tempo.
1. La legge di Pareto
Iniziamo da Vilfredo Pareto, ingegnere, economista e sociologo italiano vissuto a cavallo fra il XIX ed il XX secolo. Si tratta senza dubbio di un intellettuale il cui pensiero ha portato contributi in diversi campi. Ancora oggi, il suo principio, conosciuto anche come la legge 80/20, è utilizzato in economia, ma è anche uno degli argomenti preferiti di chi si occupa di crescita personale e produttività.
Perché legge 80/20? Semplicemente perché, nel lontano 1897, Pareto dimostrò che la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause.
Questo principio, che ha molteplici campi di applicazione, è stato variamente parafrasato e, per quanto riguarda lo scottante argomento della gestione del tempo, possiamo affermare che l’80% dei nostri risultati dipende dal 20% delle attività che svolgiamo.
Diventa quindi fondamentale imparare ad identificare quali sono le attività che ci aiuteranno maggiormente a raggiungere il nostro obiettivo e concentrarsi quasi solo esclusivamente su quelle. Importante ed urgente sono due concetti diversi e, se confusi, ci fanno perdere di vista le nostre priorità. Importante è ciò che serve per raggiungere l’obiettivo; urgente è ciò che dobbiamo portare a termine entro breve termine, ma che non è necessariamente collegato al nostro obiettivo.
2. La legge di Parkinson
Dall’italia ci spostiamo in Inghilterra per conoscere Cyril Northcote Parkinson, uno storico navale britannico che, fra i suoi 60 libri, nel 1958 ne ha pubblicato uno particolarmente interessante, intitolato appunto Parkinson’s Law (La legge di Parkinson).
Secondo il nostro amico Cyril, “il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante ed impegnativo”. Semplificando ulteriormente possiamo dire anche che, più tempo abbiamo a disposizione e più ne sprechiamo.
Questo significa che, per evitare di perdere tempo dobbiamo:
1. stimare attentamente la quantità di tempo che ci occorre per portare a termine un determinato compito
2. fissare un tempo massimo ed obbligarsi a rispettarlo
3. monitorare costantemente il passare del tempo per capire se la situazione è sotto controllo o se stiamo perdendo tempo prezioso (in questo caso dobbiamo velocizzarci!)
3. La legge di Illich
Dall’Inghilterra ci spostiamo all’Austria per conoscere Ivan Illich. Si tratta di uno scrittore, storico, filosofo e pedagogista il cui pensiero ha contribuito molto al concetto di convivialità e produttività.
Secondo la legge di Illich, infatti, superata una certa soglia di lavoro, l’efficacia personale tende a diminuire. Lavorare 10 ore al giorno non significa necessariamente aver lavorato bene perché lavorare troppo porta spesso ad un accumulo di stress negativo e ad una ridotta capacità di prendere decisioni.
In un mondo ideale in cui non si subiscono assurde pressioni dai datori di lavoro, sarebbe importante programmare di uscire da lavoro in orario per poter andare in piscina o in palestra. Lo stesso concetto vale per la pausa pranzo che dovrebbe essere quantomeno rilassante.
Capisco che, per molti di noi, riuscire ad applicare questa legge sia quasi un’utopia, ma spero fortemente in un cambiamento delle politiche aziendali, magari promosso da un maggiore rispetto verso noi stessi.
4. La legge di Murphy
E veniamo adesso alla legge più citata di tutti i tempi. Si tratta di un insieme di paradossi, il primo dei quali, mi permetto di aggiungere, è il fatto che la legge sia stata formulata solo inizialmente da Edward Aloysius Murphy; l’attuale formulazione, infatti, si deve al medico militare John Paul Stapp.
Il primo assioma è che “se qualcosa può andare male, andrà male”.
Analizzando questo assioma in senso stresso, si capisce che si tratta di un fatto statistico-matematico piuttosto noto: per quanto sia improbabile che si verifichi un certo evento, entro un numero elevato di occasioni, questo finirà molto probabilmente per verificarsi.
Per quanto riguarda la gestione del tempo, questa legge può essere parafrasata così: “ogni lavoro prende più tempo di quanto abbiamo inizialmente previsto”.
Vi capita mai di programmare le vostre giornate in maniera troppo ottimistica? A me sempre! Per ovviare a questo problema, Gambirasio consiglia di programmare non più del 60%-70% del nostro tempo lavorativo in modo da avere un cuscinetto di salvezza.
5. La legge di Fraisse
Per concludere il nostro tour europeo del pensiero ci spostiamo in Francia dove, a metà del ‘900, lo psicologo Paul Fraisse condusse delle ricerche sulla percezione del tempo (tempo oggettivo, tempo soggettivo, durata degli eventi, ecc.) in seguito alle quali giunse alla conclusione che il tempo è una variabile soggettiva.
La nostra percezione del tempo varia infatti a seconda dell’esperienza che stiamo vivendo, se una cosa ci piace ci sembrerà che il tempo scorra velocissimo, mentre quando ci annoiamo il tempo sembra non passare mai.
In termini di efficacia personale e gestione del tempo questo deve farci riflettere sul criterio che utilizziamo per scegliere cosa fare. Mi sembra scontato che non ci possa dedicare solo ed esclusivamente alle attività che ci piacciono, ma possiamo scegliere di alternare il dovere ed il piacere e dedicarci a quest’ultimo soprattutto quando ci sentiamo particolarmente stanchi.
6. La legge di Douglas
Questa legge, anche detta “dell’accumulo”, postula che l’accumulo tende ad espandersi fino ad occupare ogni spazio disponibile per contenerlo.
Se avete bisogno di prove fotografiche che dimostrino la veridicità di questa legge chiedete pure a mia madre o al mio compagno!
Da brava disordinata cronica dovrei difendere la categoria, tuttavia non posso negare l’evidenza, ovvero che il disordine crea spesso stress e perdite di tempo (soprattutto se qualcuno ha messo mano nel perfetto disordine ed ha spostato anche solo di un centimetro un oggetto!).
L’unico rimedio è quello di prendere una settimana di ferie per fare piazza pulita di tutto ciò che non è necessario e, successivamente, imporsi un tempo (meglio se quotidiano) in cui si rimette in ordine.
Vi prego di scrivermi una mail se riuscite a compiere questo gesto eroico…ho bisogno di esempi positivi!
7. La legge di Carlson
Signori e signore, questa è in assoluto la mia legge preferita, non tanto perché io mi ci riveda (ce ne sono altre molto più vicine alla mia persona), quanto piuttosto perché parte dal presupposto che il multitasking sia una grandissima @£&%@# (non posso dire parolacce!)…perdita di tempo.
Infatti, secondo quel gran genio di Carlson si impiega meno tempo a fare una cosa in maniera continuativa anziché frammentarla in più momenti.
Se dovete portare a termine un lavoro cercate di ridurre quanto più possibile le sollecitazioni esterne, spegnete il cellulare e non controllate la mail ogni 5 minuti.
Credo che in ogni ufficio dovremmo appendere una gigantografia di Carlson!
